Cronograma completo de preparação: o que fazer 6 meses antes do programa
Organize inscrição, visto, inglês, passagens e compromissos profissionais em um plano de seis meses para chegar à experiência internacional com menos riscos e melhor preparação.
Os programas executivos da California State University Northridge (CSUN) e da State University of New York (SUNY), coordenados por Mario Trentim em parceria com a IBS Americas, exigem preparação que começa 6 meses antes da data de início. Inscrição, visto, inglês, passagem e organização pessoal e profissional — cada item tem janela ideal. Este artigo mapeia o cronograma completo.
Sistemas, não resultados. Quem chega bem preparado a um programa executivo internacional não é quem tem mais energia na semana do embarque — é quem distribuiu o trabalho de preparação ao longo dos meses anteriores. Cada item do cronograma abaixo tem uma janela ideal. Deslocá-los cria pressão, custo e risco desnecessários.
O cronograma a seguir é referência para os programas CSUN (julho) e SUNY (janeiro). As datas são relativas ao início do programa — M-6 significa 6 meses antes, M-1 significa 1 mês antes.
M-6: as decisões que desbloqueiam tudo
6 meses antes
Decidir o programa: CSUN (julho, Los Angeles, perfil 10+ anos + MBA) ou SUNY (janeiro, New Paltz e Albany, perfil 5+ anos + MBA) — ou ambos em anos consecutivos. Essa decisão define todo o restante do cronograma.
Contato inicial com a IBS Americas: verificar disponibilidade de vagas, processo de inscrição e documentação necessária para a bolsa. A bolsa de até 60% tem processo próprio — iniciar cedo.
Solicitar carta de aceitação preliminar: esse documento é necessário para a entrevista consular de visto. Não adianta agendar a entrevista sem ele.
Verificar status do visto americano: o visto B1/B2 está válido? Expirado? Nunca foi solicitado? A resposta determina se o processo de visto entra no cronograma ou não.
M-5: visto e passagem em paralelo
5 meses antes
Iniciar processo de visto B1/B2 (se necessário): preencher DS-160, pagar taxa MRV e agendar entrevista consular. Os prazos de agendamento variam — São Paulo em torno de 45 dias, Porto Alegre em torno de 60 dias. Iniciar agora garante margem.
Comprar passagem aérea: passagens para Los Angeles e Nova York têm preços melhores com 4 a 5 meses de antecedência. Esperar para M-2 ou M-1 pode significar 30-50% a mais no custo.
Iniciar ou intensificar preparação em inglês: foco em Business English executivo, não em inglês geral. Podcasts de negócios, leitura de HBR em inglês, aula de conversação com professor nativo.
M-4: confirmações e logística de hospedagem
4 meses antes
Entrevista consular (se aplicável): comparecer com documentação completa. Objetividade e vínculos claros com o Brasil são os fatores decisivos.
Confirmar inscrição e processo de bolsa com a IBS Americas. Nesse ponto, a inscrição deve estar formalizada — não em andamento.
Iniciar planejamento de hospedagem: hotéis próximos ao campus CSUN em Northridge, ou opções em New Paltz e Albany para o SUNY. Para 3 semanas de programa, vale pesquisar AirBnb com cozinha para reduzir custo de alimentação.
Comunicar ausência ao trabalho: informar o gestor direto com 4 meses de antecedência. Quanto mais cedo, menor a resistência e mais fácil o planejamento de cobertura.
M-3: seguros, documentação e conexões
3 meses antes
Contratar seguro saúde internacional com cobertura nos EUA — obrigatório pelos programas. Cobertura mínima recomendada: USD 100.000 por evento, com evacuação médica e repatriação.
Confirmar hospedagem: reservar com cartão de crédito, verificar política de cancelamento.
Reunir documentação do programa: passaporte válido (verificar data), carta de aceitação, comprovantes exigidos pela universidade. Organizar em pasta física e digital.
Conectar com colegas de turma: a IBS Americas conecta participantes de cada turma antes do programa. Apresentar-se, entender os perfis, criar grupo de comunicação — isso acelera a formação de network já no primeiro dia.
M-2: materiais profissionais e planejamento financeiro
2 meses antes
Atualizar CV e LinkedIn em inglês: o networking durante o programa exige material profissional atual. Cartão de visita em inglês também é recomendado — ainda funciona em contexto americano.
Ler material preparatório: o programa envia leitura preparatória antes do início. Ler com antecedência e não na véspera.
Planejamento financeiro: definir orçamento para hospedagem, alimentação, transporte e excursões. Abrir conta ou cartão com câmbio no dólar sem IOF. Calcular quanto levar em espécie versus cartão.
Pesquisar excursões e deslocamentos locais: CSUN está a 40 minutos de Los Angeles. SUNY (New Paltz) está a menos de 2 horas de trem de Nova York. Planejar o uso dos fins de semana livres.
M-1: checagem final e plano de ausência
1 mês antes
Check-in de documentos: passaporte válido com pelo menos 6 meses além do retorno, visto B1/B2 carimbado, passagem, seguro saúde, carta do programa. Cada item verificado individualmente.
Preparar mala: para CSUN em julho, roupas leves e profissionais. Para SUNY em janeiro, sistema de camadas de roupa térmica — o inverno em Albany pode chegar a -15°C.
Plano de ausência profissional: reuniões delegadas, decisões que não dependem de você por 3 semanas, comunicação com a equipe sobre prazos e responsáveis. O objetivo é sair do Brasil sem deixar incêndios pendentes.
Semana do embarque
Semana de partida
Confirmar check-in aéreo, acomodação no destino e transporte do aeroporto para a universidade.
Informar contatos de emergência no Brasil: nome do hotel, número do celular internacional ativo, contato da IBS Americas.
Levar em físico (não apenas digital): passaporte, comprovante de visto, carta do programa, seguro saúde, passagem de volta impressa.
O planejamento de 6 meses não é burocracia — é a diferença entre chegar ao programa com energia para aprender ou chegar esgotado pela correria das últimas semanas. Sistemas, não resultados.
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Mario H. Trentim é keynote speaker e membro do Board of Directors do PMI Global (2025–2027). Doutorando em Engenharia Aeronáutica e Mecânica no ITA, autor de 13 livros e Academic Leader dos programas de gestão na CSUN e SUNY. trentim.com